Comment changer de prestataire informatique sans perdre accès ni données

Beaucoup de dirigeants de PME restent avec un prestataire informatique qui ne les satisfait plus depuis des mois, parfois des années. La raison invoquée est presque toujours la même : “on a peur de perdre des accès”, “on ne sait pas ce qu’il a installé”, “si on part, on va tout casser”. Cette peur est légitime. Mais elle est aussi le signe que la relation avec le prestataire actuel est déjà un problème, pas une garantie.

Changer de prestataire se passe bien quand c’est préparé. Voici comment procéder.

Commencez par récupérer ce qui vous appartient

Avant même de parler à votre futur prestataire ou de prévenir l’actuel, faites l’inventaire de ce que vous devez récupérer. Ces éléments vous appartiennent, pas à votre prestataire.

Les accès administrateurs :

• Mots de passe des comptes administrateurs Windows sur vos serveurs et postes
• Accès admin à votre routeur, switch et équipements réseau
• Identifiants de votre hébergeur web et de votre registrar (nom de domaine)
• Accès administrateur à votre tenant Microsoft 365 ou Google Workspace
• Mots de passe des NAS, pare-feu, caméras

Les licences et contrats :

• Clés de licences des logiciels installés (Windows, Office, logiciels métier)
• Références de vos abonnements (numéro de contrat, identifiants)
• Coordonnées de vos fournisseurs directs (opérateur internet, hébergeur)

La documentation :

• Plan réseau ou schéma de votre infrastructure, même basique
• Liste des logiciels installés et leur version
• Procédures de sauvegarde et d’accès aux archives

Si votre prestataire actuel détient ces accès sans vous les avoir communiqués, c’est un problème. Un bon prestataire s’assure que le client garde la main sur son propre système à tout moment.

Lisez votre contrat avant de prévenir votre prestataire

Votre contrat d’infogérance contient probablement une clause de préavis (30, 60 ou 90 jours selon les contrats) et des dispositions sur la sortie. Avant de donner votre préavis, vérifiez :

• Le délai de préavis : respectez-le pour éviter une facturation supplémentaire
• Les clauses de rétention : certains contrats prévoient que le prestataire peut retenir des données ou des accès jusqu’au solde de tout compte
• La propriété des données : vos données vous appartiennent légalement, mais certains contrats conditionnent leur remise à une procédure formelle

Si votre contrat est flou sur ces points, demandez par écrit à votre prestataire la liste complète des accès et données qu’il détient pour votre compte, avant de formaliser votre départ. La demande écrite crée une trace et oblige à une réponse explicite.

Organisez la transition en quatre phases

Un changement de prestataire bien préparé se déroule en quatre étapes successives, sur quatre à huit semaines selon la complexité de votre infrastructure.

Phase 1 : audit d’entrée par le nouveau prestataire

Avant de signer avec un nouveau prestataire, demandez-lui de réaliser un audit de votre infrastructure. Cet audit permet d’établir un état des lieux complet, d’identifier ce que l’ancien prestataire n’a peut-être pas documenté, et de planifier la transition de façon réaliste. Notre offre de maintenance informatique pour PME inclut systématiquement cette reprise de parc et l’audit de l’existant. Un prestataire sérieux propose cet audit en amont, pas après signature.

Phase 2 : période de chevauchement

Ne résiliez pas votre contrat actuel avant que le nouveau prestataire soit opérationnel sur votre infrastructure. Prévoyez deux à quatre semaines pendant lesquelles les deux prestataires coexistent. C’est pendant cette période que les accès sont transférés, que la documentation est constituée, et que les outils du nouveau prestataire sont déployés (supervision, sauvegarde, gestion des postes).

Phase 3 : bascule

La bascule effective se fait en un ou deux jours, idéalement en dehors des périodes chargées. Le nouveau prestataire reprend seul la gestion, les accès de l’ancien prestataire sont révoqués, et les contacts des utilisateurs sont mis à jour (numéro de support, adresse email d’assistance).

Phase 4 : clôture

Envoyez un courrier recommandé de résiliation formelle avec la date de fin de contrat, récupérez les derniers éléments documentaires, et vérifiez que vos données ne sont plus hébergées chez l’ancien prestataire si ce n’est pas prévu au contrat.

Les erreurs qui créent une rupture de service

La majorité des transitions difficiles résultent de quelques erreurs évitables.

Prévenir trop tôt, avant d’être prêt. Certains prestataires deviennent peu coopératifs une fois qu’ils savent que vous partez. Constituez votre dossier d’accès et choisissez votre nouveau prestataire avant d’envoyer le préavis.

Ne pas tester les sauvegardes avant de partir. Si votre prestataire actuel gère vos sauvegardes, vérifiez qu’elles sont fonctionnelles et exportables avant la transition. Une sauvegarde hébergée exclusivement chez lui et non exportable est inutile si la relation se passe mal.

Oublier les accès secondaires. Comptabilité, logiciel métier, téléphonie IP, caméras de sécurité : chaque brique a ses propres accès. L’inventaire doit être exhaustif, pas seulement centré sur les postes et le serveur.

Choisir le nouveau prestataire uniquement sur le prix. Un changement de prestataire est coûteux en temps et en énergie. Choisir sur le seul critère du prix pour se retrouver dans la même situation six mois plus tard n’est pas une économie.

Ce que la transition révèle sur votre infrastructure

Un changement de prestataire bien mené est souvent l’occasion de découvrir l’état réel de votre infrastructure : licences non renouvelées, sauvegardes incomplètes, équipements en fin de vie, configurations non documentées. C’est inconfortable, mais c’est aussi une opportunité de repartir sur des bases saines.

Si vous envisagez de changer de prestataire ou si vous voulez faire le point sur ce que votre prestataire actuel gère réellement pour vous, contactez l’équipe Zerobug. Nous intervenons régulièrement dans ce type de transition et savons comment la mener sans rupture de service.