Arrivée d'un nouveau collaborateur : la checklist informatique pour ne rien oublier

Le premier jour d’un nouveau collaborateur est souvent révélateur de la maturité IT d’une PME. Dans les structures bien organisées, le poste est prêt, les accès sont créés, et la personne peut commencer à travailler dans l’heure. Dans les autres, on improvise : on récupère un vieux PC dans un placard, on lui crée un compte en catastrophe, on lui donne les mêmes droits qu’à tout le monde parce qu’on n’a pas le temps de faire plus fin.

Ce second scénario n’est pas qu’une question d’image. Un accès mal configuré, un compte sans MFA, un PC non mis à jour sont autant de failles de sécurité qui s’ouvrent à chaque nouvelle embauche.

Avant l’arrivée : la phase de préparation (J-5 minimum)

Le poste de travail

Préparer un poste ne signifie pas seulement allumer un ordinateur et créer un compte Windows. Cela implique :

• Vérifier que l’équipement est récent et sous support (Windows 11, processeur suffisant pour les usages prévus)
• Appliquer toutes les mises à jour Windows et les logiciels de base
• Installer et configurer l’antivirus managé ou l’EDR de l’entreprise
• Installer les logiciels nécessaires au poste spécifique (pack Office, logiciel métier, outil de ticketing interne…)
• Joindre le poste au domaine Active Directory ou à Entra ID si votre environnement le prévoit
• Chiffrer le disque (BitLocker sur Windows) si le poste est portable

Les comptes et les accès

La création des accès doit suivre le principe du moindre privilège : le collaborateur doit avoir accès à ce dont il a besoin pour son poste, pas à l’intégralité des ressources de l’entreprise.

Liste des éléments à créer ou configurer :

• Compte Active Directory ou Entra ID avec mot de passe temporaire à changer à la première connexion
• Boîte email Microsoft 365 ou Google Workspace avec licence adaptée
• Activation du MFA (authentification multi-facteurs) obligatoire dès la première connexion
• Accès aux partages réseau ou SharePoint selon le périmètre fonctionnel
• Accès aux logiciels SaaS nécessaires (CRM, comptabilité, outil de gestion de projet…)
• Accès VPN si travail à distance prévu

L’inventaire

Chaque nouvel équipement attribué doit être référencé dans l’inventaire du parc informatique : numéro de série, date d’attribution, utilisateur associé. Cela semble bureaucratique, mais c’est indispensable pour la gestion des licences et pour l’offboarding.

Le jour J : accueil et prise en main

La première heure avec le nouveau collaborateur doit inclure un point IT structuré, pas une formation de 3 heures, mais les points essentiels :

• Changement du mot de passe temporaire et configuration du MFA
• Tour des applications et des outils (Teams, partages réseau, logiciel métier…)
• Présentation des règles informatiques de base : ce qui est autorisé sur le poste, comment signaler un problème, à qui s’adresser pour le support

Si votre entreprise dispose d’une charte informatique ou d’un règlement intérieur incluant des règles IT, c’est le bon moment pour le remettre et demander une signature.

Les points souvent oubliés

Les accès aux outils partagés

Les mots de passe partagés pour des comptes génériques (accès au site web, compte de réseaux sociaux de l’entreprise, accès à un fournisseur) doivent être transmis via un gestionnaire de mots de passe, pas par email ou Teams, où ils resteraient en texte clair dans l’historique.

La messagerie : alias et groupes

Selon le poste, le collaborateur doit être ajouté aux bonnes listes de diffusion ou boîtes partagées. Un commercial qui n’est pas dans la liste de diffusion commercial@monentreprise.fr rate des emails depuis le premier jour.

Les droits d’impression

Les imprimantes réseau ne sont pas toujours configurées automatiquement. Prévoir l’installation des pilotes et les droits d’accès si l’imprimante est gérée par un serveur d’impression.

La sauvegarde du poste

Si les données de l’utilisateur sont stockées localement (ce qui est à éviter, mais reste courant), prévoir son inclusion dans la solution de sauvegarde des postes.

Après l’arrivée : la vérification à J+30

Un point de suivi un mois après l’arrivée permet de corriger ce qui n’a pas été anticipé :

• Des accès manquants qui ont été palliés par des workarounds risqués
• Un logiciel métier non installé dont le collaborateur se passe en utilisant une version personnelle
• Un problème de performance du poste non remonté

Cette vérification est aussi l’occasion de confirmer que le MFA est bien activé et que le mot de passe a bien été changé depuis le temporaire initial.

Pourquoi formaliser cette procédure

Une procédure d’onboarding IT formalisée présente trois avantages concrets. Elle réduit le temps passé à improviser à chaque nouvelle embauche. Elle évite les oublis qui créent des failles de sécurité. Elle garantit que chaque collaborateur reçoit le même niveau de préparation, quel que soit le moment de son arrivée ou la disponibilité des interlocuteurs habituels.

Zerobug peut vous aider à formaliser vos procédures d’onboarding et d’offboarding IT, et à mettre en place les outils de gestion des identités qui les automatisent. Contactez-nous ou consultez notre page support informatique.