Déménagement de bureau : la checklist informatique complète

Un déménagement de bureaux est un projet dans lequel l’informatique est presque toujours le dernier sujet traité, et celui qui cause le plus de problèmes le jour J. Câbles réseau non branchés, serveur non alimenté, internet non opérationnel, téléphonie en panne, les mauvaises surprises lors d’un emménagement sont légion et coûtent des heures de production perdues. Voici comment les éviter avec une planification sérieuse.

Commencer 3 mois avant : la phase de préparation

Audit de l’infrastructure existante

Avant de déménager quoi que ce soit, faites l’inventaire complet de ce que vous avez : serveurs, NAS, switches, borne WiFi, onduleurs, téléphonie (nombre de lignes, type de standard, IPBX ou traditionnel), câblage réseau actuel et sa catégorie.

Cet inventaire permet d’identifier ce qui peut être transporté et ce qui doit être remplacé ou modernisé à l’occasion du déménagement. Un déménagement est souvent une opportunité de remettre à niveau une infrastructure vieillissante.

Analyse des nouveaux locaux

Visitez les nouveaux locaux avec votre prestataire informatique avant de signer le bail ou de lancer les travaux. Les questions à poser :

• Où se trouvent les arrivées réseau et téléphonique ?
• Y a-t-il une salle serveur ou un local technique ? Est-il climatisé ?
• Le câblage réseau existant est-il en catégorie 6 minimum ? Suffit-il pour le nombre de postes ?
• Quelle est la qualité de la couverture mobile (pour le backup 4G) ?
• Quelle est la fibre disponible (opérateurs, débits) ?

Commande de la nouvelle connectivité internet

L’ouverture d’une ligne fibre professionnelle prend en moyenne 4 à 8 semaines. C’est souvent la variable la plus contraignante du déménagement IT. Ne commandez la nouvelle ligne qu’une fois le bail signé, et prévoyez une solution de backup 4G pour les premiers jours si la fibre n’est pas encore active à la date d’emménagement.

Entre 1 et 3 mois avant : préparation technique

Câblage réseau des nouveaux locaux

Si des travaux de câblage sont nécessaires (prises réseau supplémentaires, passage de chemins de câbles), ils doivent être réalisés avant l’installation du mobilier. Un câblage fait après l’installation des bureaux est toujours plus compliqué et plus coûteux. Notre service réseau et infrastructure couvre l’ensemble de ces interventions, de l’audit des nouveaux locaux jusqu’à la certification du câblage.

Profitez-en pour tirer des câbles catégorie 6A si ce n’est pas déjà le cas, c’est la norme actuelle pour les installations professionnelles, compatible 10 Gigabit.

Configuration anticipée des équipements réseau

Si vous remplacez vos équipements réseau (switch, pare-feu, bornes WiFi), configurez-les avant le déménagement dans les anciens locaux. Il est beaucoup plus simple de tester et de corriger la configuration en conditions normales que lors d’une journée de déménagement.

Sauvegardes renforcées dans la semaine précédente

La semaine précédant le déménagement, vérifiez que vos sauvegardes sont complètes et testez une restauration. La manipulation physique des équipements (transport du serveur, déplacement de NAS) est un moment à risque pour les données. Si un disque dur a un problème latent, le choc du transport peut le révéler brutalement.

Idéalement, réalisez une sauvegarde complète la veille du déménagement et conservez une copie dans un lieu distinct des nouveaux locaux jusqu’à ce que tout soit opérationnel.

La semaine du déménagement

Procédure pour le transport des serveurs

Les serveurs ne se transportent pas comme des cartons de livres. Ils doivent être emballés dans leur emballage d’origine ou dans des caisses adaptées avec calage antichoc. Les disques durs doivent être retirés des NAS et transportés séparément si les NAS n’ont pas de protection anti-vibrations.

Ne transportez jamais un serveur dans le coffre d’une voiture sans protection. Un disque dur en fonctionnement ou récemment arrêté est particulièrement sensible aux chocs pendant les premières minutes.

Ordre d’installation dans les nouveaux locaux

L’ordre d’installation est important pour minimiser le temps d’arrêt :

1. Alimentation électrique et onduleurs en premier
2. Équipements réseau actifs (switch, pare-feu) et vérification de la connectivité
3. Serveurs et NAS
4. Téléphonie (si IPBX, elle dépend du réseau)
5. Postes de travail
6. Périphériques (imprimantes, scanners)

Vérification point par point avant la réouverture

Avant de déclarer l’emménagement terminé, vérifiez : internet opérationnel, serveurs accessibles depuis les postes, imprimantes en réseau, téléphonie fonctionnelle, accès VPN depuis l’extérieur, sauvegardes qui reprennent automatiquement.

Les oublis les plus fréquents

• La mise à jour des enregistrements DNS si votre entreprise héberge un serveur mail ou un serveur web en local, l’adresse IP publique change souvent lors d’un déménagement
• Les adresses IP fixes chez vos partenaires ou clients qui ont un accès VPN à votre infrastructure, ils doivent être prévenus du changement d’IP
• La résiliation de l’ancienne ligne internet, à ne pas faire trop tôt pour avoir un secours en cas de problème dans les nouveaux locaux
• Les badges d’accès et la caméra IP, si vous avez un système de contrôle d’accès ou de vidéosurveillance, sa reconfiguration dans les nouveaux locaux est un projet à part entière

Zerobug accompagne les PME de Seine-et-Marne dans leurs déménagements informatiques, de l’audit des nouveaux locaux à la remise en service complète. Contactez-nous pour planifier votre projet.